Mange liker tanken på en AI-resepsjonist helt til de kommer til det praktiske: hvordan dette faktisk kobles på, om man må bytte nummer, hva kunden hører, og hva man får tilbake etterpå. Oppsettet er ganske jordnært.
Kunden ringer det vanlige nummeret deres, og når dere ikke svarer eller velger å sende samtaler videre, tar Kari over. Etterpå får dere en ryddig oppsummering, og dere kan justere underveis hvis noe bør bli bedre.
Først legger dere inn nummeret dere vil bruke
Kari svarer ikke på et tilfeldig nytt nummer som kunden må lære seg. Utgangspunktet er nummeret dere allerede bruker. I oppsettet legger dere inn telefonnummeret som skal kobles til Kari, og det er dette nummeret dere senere videresender samtaler fra. For de fleste er det viktigste nettopp dette, nemlig at de beholder nummeret sitt og at kundene fortsetter å ringe som før.
Så tester dere hvordan Kari faktisk svarer
Før dere slår på viderekobling for kundene deres, kan dere ringe Kari selv fra det registrerte nummeret. Det er en enkel, men viktig del av flyten, fordi dere da hører hvordan samtalen faktisk høres ut og får en følelse av hva kundene vil møte når Kari svarer på vegne av bedriften. Hvis dere vil endre noe, gjør dere det før løsningen brukes for alvor.
Deretter slår dere på viderekobling
Når testen sitter, setter dere opp vanlig viderekobling på telefonen eller i telefonsystemet dere allerede bruker. Det er ikke noe spesielt Kari-oppsett som må installeres. For de fleste holder det å bruke telefonens innebygde viderekobling, og mange starter med generell viderekobling, slik at samtalen går videre etter noen sekunder uten svar, ved opptatt eller når telefonen er utilgjengelig. Det gjør også at dere kan starte forsiktig. Noen bruker Kari hele tiden, mens andre bare bruker henne når de er opptatt, utenfor åpningstid eller i perioder med mye innkommende telefon.
Kari svarer som en del av bedriften deres
Når samtalene først kommer inn, er poenget at det skal høres ut som en del av bedriften og ikke som en løs, generisk tjeneste. Dere bestemmer firmanavn, hilsen og hva Kari skal vite om åpningstider, tjenester, priser og andre spørsmål som går igjen. Hvis dere har mer spesifikke rutiner, kan dere legge inn det også. På den måten blir ikke oppsettet bare et teknisk grep, men også en måte å bestemme hva som skal sies, hva som skal spørres om, og hva som må videre til dere.
Etter samtalen får dere noe å jobbe videre med
Verdien ligger ikke bare i at noen tok telefonen. Etter samtalen får dere en oppsummering på e-post, og i kontoen kan dere gå tilbake og se hva som ble registrert. Der kan dere også høre lydopptaket i etterkant hvis dere vil sjekke hva som faktisk ble sagt. Det gjør oppfølgingen langt enklere enn med vanlige talemeldinger, fordi dere slipper å sitte igjen med halve setninger, utydelige navn eller tvil om hva kunden egentlig ville.
Det kan gjøres mer enn å bare ta imot beskjed
Hvor mye Kari gjør i samtalen, avhenger av hvordan dere setter henne opp. I noen bedrifter holder det at hun svarer, tar imot beskjed og sender dere en oppsummering. I andre oppsett kan hun også sende SMS med informasjon eller lenker, svare ut fra dokumenter dere har lagt inn, og hjelpe kunden videre til neste steg. Det kan også være mer direkte enn det. På oppsett der det er aktivert, kan Kari overføre samtalen videre til et forhåndsdefinert nummer, og for enkelte planer og bruksområder kan hun også hjelpe med avtalehåndtering, enten ved å sende kunden videre til timebestilling med SMS eller ved å håndtere timeflyt mer direkte.
Det er ikke nødvendig å slå på alt med én gang. Det holder å bruke det som faktisk avlaster.
Det viktigste er at dere kan justere underveis
De færreste har alt riktig fra første dag, og det er heller ikke nødvendig. Det viktige er at dere kommer i gang med de vanligste samtalene, hører hvordan det fungerer, og justerer svar, formuleringer og rutiner etter hvert. Da blir terskelen også lavere, fordi oppsettet handler mindre om en stor utrulling og mer om å få et bedre første svar på plass.