Når noen ringer, vil de gjerne komme til saken. Hilsenen kan gi nyttig informasjon om resepsjonisten, opptak og språkstøtte, men hver ekstra setning betyr mer å lytte til før innringeren får ordet. Derfor bør du velge innhold som hjelper innringerne dine videre i samtalen.
Forslag til hilsen
Hei, jeg er KI-resepsjonisten til tannklinikken Aldri Hull. Samtalen tas opp for eventuell videre oppfølging. Hva kan jeg hjelpe deg med?
Bytt ut klinikkens navn med virksomhetens eget. Tilpass også forklaringen på hvorfor samtalen tas opp. I eksemplet er det «for eventuell videre oppfølging» – bruk en forklaring som stemmer med hvordan dere bruker opptakene.
Hva bør du informere om?
Presenter resepsjonisten
Hilsenen bør inneholde virksomhetens navn og gjøre det tydelig at innringeren snakker med kunstig intelligens. «KI-resepsjonist» og «AI-resepsjonist» sier dette direkte. «Digital resepsjonist» er et alternativ, men kan være mindre tydelig.
Fortell om opptak og hvorfor dere tar opp
Når opptak er på, bør hilsenen si at samtalen tas opp og hvorfor. «Tas opp» er tydeligere enn «kan bli tatt opp», som gjør det uklart om opptaket faktisk skjer.
Forklar tjenesten på bedriftens nettside
Nettsiden gir plass til forklaringer som blir for lange i åpningshilsenen. Der kan dere beskrive hva KI-resepsjonisten hjelper med, språkstøtten og hvordan innringeren kan snakke naturlig med den. Dere kan også forklare hvordan de kan få hjelp av et menneske, der det tilbys.
Vi anbefaler også lett tilgjengelig informasjon om hvordan samtaledata behandles: ansvar, formål, behandlingsgrunnlag, deling, lagring og innringerens rettigheter. Når informasjonen finnes på nettsiden, kan dere vurdere en kort henvisning i hilsenen.
Virksomheten er behandlingsansvarlig for samtaledataene. Spørsmål om behandlingsgrunnlag, helseopplysninger og lagring bør avklares som del av virksomhetens personvernarbeid. Datatilsynets veiledning beskriver regelverket for informasjon over telefon, retten til informasjon og bruk av lydopptak.
Valgfrie tillegg
De som ringer for første gang, kan ha nytte av veiledning som er overflødig for dem som kjenner tjenesten fra før.
Resepsjonistens navn
Et navn, som Kari, kan gjøre hilsenen mer personlig. Behold virksomhetens navn og resepsjonistens rolle.
Snakke naturlig
Vår erfaring er at resepsjonisten lettere forstår naturlig og tydelig tale enn stikkord og kommandospråk. En kort oppfordring i hilsenen kan hjelpe: «Du kan snakke helt vanlig og fortelle hva du trenger hjelp med.»
Språk
«Jeg snakker mange språk, så bruk gjerne det språket du foretrekker» gjør språkstøtten synlig. En engelsk variant er «I speak many languages, so feel free to use yours». Den er ment å nå personer som ikke forstår norsk, men effekten er ikke dokumentert. Tilpass teksten til valget under Språk; har dere valgt Kun norsk og engelsk, kan dere si nettopp det.
Hva resepsjonisten kan hjelpe med
En kort setning om for eksempel timebestilling kan gi innringeren retning. Beskriv bare funksjoner som er aktivert hos dere, og unngå en lang oppramsing.
Overføring til et menneske
Innringeren kan be om overføring eller taste stjerne (*) når funksjonen er tilgjengelig. Hvis dere vil nevne dette, kan dere si «Tast stjerne hvis du vil snakke med resepsjonen». Det gjør valget synlig, men kan føre flere samtaler til de ansatte. Sjekk at funksjonen er aktivert under Overføre samtale, har et mottakernummer og er tilgjengelig når hilsenen brukes. Eventuelle tidsregler gjelder også hurtigtasten.
Dere kan også opplyse om en annen kontaktvei, som e-post eller nettsiden. Vurder nytten opp mot den ekstra tiden det tar.
Slik endrer du hilsenen
- Åpne Resepsjonist → Åpningshilsen, eller Telefon → Åpningshilsen hvis kontoen har Chat.
- Rediger teksten. Bruk Sett inn bedriftsnavn og eventuelt Sett inn resepsjonistnavn for å hente navnene fra innstillingene.
- Kontroller Forhåndsvisning, og trykk Lagre endringer.
Ring resepsjonisten og lytt til hele hilsenen før du bestemmer deg for lengden.
Endrer du Ta opp samtaler under Samtaleopptak, bør du også tilpasse opptaksmeldingen i hilsenen. Teksten endres ikke automatisk.