Feilsøking: anrop, svar og varsler

Finn problemet nedenfor og gjør kontrollene i rekkefølge.

Anropet kommer ikke til resepsjonisten

1. Åpne Mer → Telefonnumre. Kontroller at nummeret som viderekobles, står under Dine registrerte numre. Mangler det, skriv det inn under Legg til nytt telefonnummer og trykk Legg til nummer.
2. Se under Blokkerte numre på samme side. Står innringerens eller det viderekoblede nummeret der ved en feil, trykk kryssknappen Fjern blokkert nummer.
3. Finn resepsjonistens nummer i menyen eller under Mer. Kontroller at viderekoblingen peker til dette nummeret.
4. Kontroller når regelen gjelder: alle anrop, ikke svar, opptatt eller en tidsplan.
5. Ring bedriftens vanlige nummer fra en annen telefon. Ved «ikke svar» må du vente til ringetiden er ute.
6. Svarer mobilsvar eller en kø først, endre regelen hos operatøren eller i sentralbordet der anropet håndteres.

En regel for opptatt slår ikke inn bare fordi du lar være å svare. En regel på en ansatts mobil gjelder heller ikke nødvendigvis hovednummeret.

Resepsjonisten gir feil svar

1. Åpne henvendelsen under Samtaler og finn spørsmålet og svaret.
2. Rett fakta under Bedrift. Åpningstider ligger i Tilgjengelighet/Åpningstider, og vanlige spørsmål kan besvares i FAQ.
3. Gjelder feilen hvilke spørsmål resepsjonisten stiller, endre Instruksjoner under Resepsjonist eller Telefon.
4. Trykk Lagre endringer under feltet du endret.
5. Fjern eventuelle gamle svar i andre felt eller kunnskapsdokumenter.
6. Ring på nytt og still samme spørsmål.

E-postvarslet mangler

1. Åpne Varslinger og kontroller at regelen er lagret og mottakeradressen er riktig.
2. Kontroller betingelsen. Fullført samtale som trenger oppfølging varsler bare om disse henvendelsene.
3. Se i mottakerens søppelpostmappe.
4. Kontroller at Ta opp samtaler er på under Resepsjonist → Samtaleopptak, eller Telefon → Samtaleopptak.

Med opptak av sendes ikke vanlig e-postvarsel om samtalen.

Samtalen mangler tekst og lyd

1. Er samtalen nettopp avsluttet, vent til behandlingen er ferdig.
2. Se etter Samtykke i samtaledetaljene. Ved Avslått, Ikke innhentet eller Trukket tilbake beholdes ikke lyd, transkripsjon eller oppsummering.
3. Kontroller samtalens alder. Innhold slettes automatisk etter 30 dager.
4. Kontroller at Ta opp samtaler var på da samtalen fant sted, under Resepsjonist → Samtaleopptak eller Telefon → Samtaleopptak. Med opptak av lagres bare samtaleopplysninger som nummer, tidspunkt og varighet.

Å slå opptak på gjelder nye samtaler. Det gjenoppretter ikke tidligere eller slettet innhold.

Problemet fortsetter

Skriv til support@heikari.no med:

• Bedriftens eller klinikkens navn.
• Tidspunkt og lenke til samtalen, hvis den finnes.
• Hva du forventet, hva som skjedde og hvilke kontroller du har gjort.