Prøv resepsjonisten før dere viderekobler kundesamtaler. Kontroller både svarene og om beskjeden kommer frem.
Før du ringer
- Finn resepsjonistens nummer i menyen eller under Mer.
- Åpne Mer → Telefonnumre og kontroller at nummeret du skal ringe fra, er registrert der.
- Slå på Ta opp samtaler under Resepsjonist → Samtaleopptak, eller Telefon → Samtaleopptak, for å få oppsummering av testen.
- Åpne Varslinger, velg fullført samtale og legg inn e-postmottakeren. Velg e-post hvis skjemaet viser et Send-valg, og trykk Legg til varsling.
Gjennomfør testen
- Ring resepsjonistens nummer.
- Ber resepsjonisten om samtykke til opptak og bruk av opplysningene, svar ja for å gjennomføre testen med lagret innhold.
- Spør om åpningstider og en tjeneste dere tilbyr.
- Legg igjen en beskjed om å bli oppringt, med et oppdiktet navn og et nummer du disponerer.
- Avslutt samtalen.
Eksempel: «Jeg heter Testkunde. Kan dere ringe meg tilbake om et tilbud på dekkskift?»
En bookingtest kan endre virkelige timer. Avtal testpasient og testtime før du prøver bestilling, flytting eller avbestilling.
Kontroller resultatet
- Åpne Samtaler og finn testen etter tidspunkt og telefonnummer.
- Les oppsummeringen. Stemmer beskjeden og nummeret dere skal ringe tilbake på?
- Kontroller at e-postvarslet kom frem.
Hvis noe er feil:
- Feil svar: Rett opplysningen under Bedrift eller Instruksjoner, lagre og ring på nytt.
- Ingen e-post: Kontroller mottakeradressen, varslingsregelen og søppelpostmappen.
- Ingen oppsummering: Vent til samtalen er ferdig behandlet. Kontroller at opptak var på, og se etter samtykkestatus i samtaledetaljene. Ved avslått, manglende eller tilbaketrukket samtykke beholdes ikke innholdet.
Test den vanlige telefonen
Etter at viderekoblingen er satt opp, ring bedriftens vanlige nummer fra en annen telefon. Kontroller at resepsjonisten svarer når regelen slår inn. Ved «ikke svar» må du vente til ringetiden er ute.