Hopp til innhold

Kom i gang

Følg oppstartsguiden fra bedriftsinformasjon til viderekobling.

Oppdatert

Sett opp resepsjonisten, prøv en samtale og viderekoble telefonen. Kundene fortsetter å ringe bedriftens vanlige nummer.

1. Fyll ut bedriftsinformasjonen

  1. Logg inn og åpne Bedrift.
  2. Fyll ut feltene nedenfor.
  3. Trykk Lagre endringer under hvert felt du endrer.

Start med:

  • Navn, Adresse og E-post.
  • Tjenester og produkter og Priser.
  • Tilgjengelighet/Åpningstider, inkludert ferieavvik.
  • FAQ, med korte svar på vanlige spørsmål.

Eksempel på et FAQ-svar: «Inngangen ligger på baksiden av bygget. Det er gratis parkering ved døren.»

2. Velg hilsen og instrukser

  1. Åpne Resepsjonist i menyen. Har kontoen Chat, heter menypunktet Telefon.
  2. Skriv hilsenen under Åpningshilsen, eller Samtykkeåpning hvis det er feltet som vises. Trykk Lagre endringer.
  3. Åpne Instruksjoner, beskriv hva resepsjonisten skal spørre om, og lagre.

Vises Samtykkeåpning, behold spørsmålet om samtykke til opptak og bruk av opplysningene.

Eksempel på instruks: «Når noen ønsker et tilbud, spør hva jobben gjelder og hvilket nummer vi kan ringe tilbake på.»

3. Sett opp e-postvarsler

  1. Åpne Varslinger og finn Legg til varsling.
  2. Velg fullført samtale i feltet Ved.
  3. Velg e-post hvis skjemaet viser et Send-valg. Fyll inn mottakeradressen i e-postfeltet.
  4. Trykk Legg til varsling.
  5. Kontroller at Ta opp samtaler er på under Resepsjonist → Samtaleopptak, eller Telefon → Samtaleopptak.

Opptak må være på for å få oppsummeringer og vanlige samtalevarsler.

4. Prøv resepsjonisten

  1. Finn resepsjonistens nummer i menyen eller under Mer.
  2. Ring fra et nummer som er registrert under Mer → Telefonnumre.
  3. Ber resepsjonisten om samtykke, svar ja for å teste med lagret innhold. Spør om åpningstider og legg igjen en beskjed med et oppdiktet navn.
  4. Åpne Samtaler, les oppsummeringen og kontroller at e-posten kom frem.

5. Viderekoble telefonen

Kontroller under Mer → Telefonnumre at bedriftens vanlige nummer er registrert. Mangler det, skriv det inn under Legg til nytt telefonnummer og trykk Legg til nummer.

I en operatørapp eller et sentralbord: Legg inn resepsjonistens nummer som mottaker, velg hvilke anrop som skal sendes videre, og lagre.

På et mobilabonnement som støtter tastekoder:

  1. Bytt ut NUMMER i **21*NUMMER# med resepsjonistens åttesifrede nummer, uten mellomrom.
  2. Tast koden på mobilen som skal viderekobles, og trykk ring.
  3. Vent på operatørens bekreftelse. Regelen sender alle anrop videre.

Direkte mobilviderekobling slås vanligvis av med ##21#, etterfulgt av ring. I en app eller et sentralbord slår du av regelen der du opprettet den.

6. Kontroller tilkoblingen

  1. Ring bedriftens vanlige nummer fra en annen telefon.
  2. Kontroller at resepsjonisten svarer slik dere valgte. Ved «ikke svar» må du vente til ringetiden er ute.
  3. Avtal hvem som følger opp beskjedene under Samtaler → Trenger oppfølging.