Velg hvilke telefonsamtaler dere vil varsles om, og hvem som skal få e-post. For varsler med oppsummering må Ta opp samtaler være på under Resepsjonist → Samtaleopptak, eller Telefon → Samtaleopptak.
Legg til en e-postregel
- Åpne Varslinger og finn Legg til varsling.
- Velg betingelsen i Ved:
- fullført samtale: Etter alle samtaler.
- fullført samtale som trenger oppfølging: Bare samtaler som er markert for oppfølging.
- fullført samtale med time bestilt, fullført samtale med time flyttet eller fullført samtale med time avbestilt: Bare det valgte bookingutfallet.
- Velg e-post hvis skjemaet har et Send-valg.
- Skriv mottakeradressene i Send e-post til, eller i e-postfeltet etter Send → e-post → til. Skill flere adresser med komma.
- Trykk Legg til varsling.
Regelen vises i listen med betingelse og mottakere. Dere kan for eksempel varsle resepsjonen etter alle samtaler og lederen bare ved oppfølgingsbehov.
Endre eller fjerne en regel
- Trykk blyantknappen Endre varsling ved regelen.
- Endre betingelsen eller mottakerne.
- Trykk Lagre varsling.
For å fjerne en regel, trykk kryssknappen Fjern varsling. Like mottakeradresser slås sammen når flere regler treffer.
Kontroller at varslet kommer frem
- Ring resepsjonisten og gjennomfør en samtale som passer med regelen. For oppfølging kan du legge igjen en beskjed om å bli oppringt.
- Finn samtalen under Samtaler og kontroller resultatet.
- Se etter e-posten i innboksen og søppelpostmappen.
Mangler varslet, kontroller adressen, at regelen er lagret, at samtalen passer med betingelsen og at opptak er på. Samtalen kan finnes i portalen selv om e-posten ikke kom frem.
Varsel uten oppsummering
Krever samtalen samtykke, beholdes ikke innholdet hvis samtykket er avslått, ikke innhentet eller trukket tilbake. En regel for fullført samtale kan likevel sende et varsel med samtaleopplysninger og samtykkestatus, uten oppsummering. En slik samtale blir ikke automatisk markert for oppfølging.